Project Management as a Service

IT-Projekte sollen Erfolge werden und
eine überzeugende User-Experience generieren!

Kennst Du den Unterscheid zwischen Lastenheft und Pflichtenheft? Ja?
Dann gehörst Du zu den wenigen Eingeweihten, denn die meisten verwechseln diese Begriffe sehr gerne bzw. - noch verwirrender - halten sie für Synonyme. Aber um das Rätsel rasch aufzulösen: Als Lastenheft bezeichnet man einen weitgehend lösungsneutralen Anforderungskatalog des Betreibers bzw. der ausschreibenden Stelle. Das Pflichtenheft hingegen ist der vereinbarte Katalog an Geräten und Leistungen, zu welchem sich der Auftragnehmer verpflichtet um im Rahmen seiner Möglichkeiten die Vorgaben des Lastenheftes zur erfüllen. Idealerweise kann ein Anbieter in seinem Angebot glaubhaft darstellen, den Anforderungen mit seinen Produkten und Kompetenzen zu genügen und arbeitet dann gemeinsam mit dem Auftraggeber das Pflichtenheft aus. 

Schon in dieser ganz frühen Phase ist ein gutes Projektmanagement ein Schlüsselfaktor zum Erfolg. Die klare, ausreichende Formulierung des Lastenheftes, die korrekte Ausschreibung und Vergabe samt Projektvertrag, der Prozess der Pflichtenheft-Erstellung und letztlich noch der gesamte Projektplan mit Zeit- und Ressourcenplanung sind die Grundlagen der Zielvereinbarungen mit dem Auftragnehmer und somit die Messlatten der Projektsteuerung. Wer IT-Projekte aus der Hüfte fährt und laufen lässt, darf sich am Ende nicht wundern, wenn das Projekt irgendwo ankommt - meist weit unter den Erwartungen und weit über den kalkulierten Kosten. Das gilt auch für vergleichsweise kleine Projekte wie z.B. Website-Relaunches.
 

Warum empfehlen wir für Projekte im Bereich IT das Projektmanagement auszulagen?

Ganz einfach weil Du Dir damit viel Zeit, Nerven und Geld sparst und wir trotzdem daran verdienen. Netter Marketing-Spruch aber was steckt dahinter? Es mag verwundern, dass wir an die erste Stelle ein Soft-Fact stellen: Ein externes Projektmanagement ist sozusagen neutrales Terrain, wenn man es geschickt macht. Ein neutrales Projektmanagement ist im Grunde eine laufende implizite Mediation und Transformation von der einen Welt in die andere. Gute Projektmanager dienen als Übersetzer und Kommunikatoren, als ausgleichendes Element. IT-Projekte gehen in der Regel nicht schief, weil Auftraggeber zu gierig und/oder Auftragnehmer zu inkompetent sind oder zu viel versprochen haben, sondern weil man einander schlicht und einfach nicht versteht und sich in kürzester Zeit Fronten bilden.
Selbstverständlich fühlt sich ein externes Projektmanagement genauso den Interessen und Zielen des Auftraggebers verpflichtet wie Angestellte - mehr noch! Externe sind für den Erfolg des Projektes stärker in der Pflicht als Interne, denn sie brauchen gute Referenzen und Folgegeschäfte. Auch die beliebte Ausrede, vom Tagesgeschäft blockiert worden zu sein, greift nicht, denn das aktuelle Projekt IST das Tagesgeschäft. 

IT-Projektleiter sollten vom Fach sein aber keine Eigeninteressen in der IT verfolgen können. Damit scheiden alle Mitarbeiter der IT-Abteilung sowie die Auftragnehmer selbst als Projektleiter aus. Leute aus dem Marketing sind in der Regel zwar sehr kompetent in der Strukturierung und Steuerung von Projekten im Allgemeinen, jedoch selten ausreichend tief mit technischen Details der IT vertraut. Leitende Personen aus dem Unternehmen sollten nur dann Projekte steuern, wenn sie dafür exklusiv abgestellt werden und den aufstrebenden Shooting-Stars im Betrieb fehlt meist die Gelassenheit, Erfahrung und Seniorität in der soliden Projektsteuerung.

Eine gute Projektleitung agiert vor allem mit Augenmaß und Motivation und nicht mit Autorität und Zahlenwerken. Dazu braucht es sehr viel persönliche Erfahrung in der Projektsteuerung und sozusagen die tägliche Übung. Wer alle zwei Jahre mal ein Projekt leitet ist nicht in Übung! Projekterfolge resultieren aus den positiven Faktoren und nicht durch das Fehlen von negativen. Externe Projektleiter wissen das, sehen über den Tellerrand hinaus und beschäftigen sich auch sehr intensiv mit der menschlichen Seite der Projekte. Theoretisch kann das natürlich jede/r aber wir sind im Training.